Consejos y recomendaciones que te ayudarán a cumplir de mejor forma con tus tareas y responsabilidades durante tu jornada laboral
Se acerca la hora de la colación y todavía no llevas ni la mitad del trabajo hecho, tienes que realizar llamadas, responder correos y te espera una larga y aburrida reunión de trabajo que solo te retrasará más con tus pendientes. Sobre tu escritorio hay papeles por todos lados y no encuentras el que necesitas, la cabeza no te da más, solo quieres que finalice el día y volver a casa con los tuyos. Sin embargo, a la hora de la cena no te puedes olvidar del informe que debes presentarle a tu jefe el miércoles por la mañana. En vez de comer, tragas, buscas un tiempo de respiro para olvidarte de tus obligaciones, sin embargo, al acostarte, vuelven las preocupaciones. Mañana es un nuevo día, a ver si puedes lograr ponerte al día.
¿Te parece familiar el párrafo anterior?
Muchas personas enfrentan casos similares a diario en sus lugares de trabajo, pendientes que entregar, llamadas que realizar, reuniones, informes y un largo etcétera de tareas que los sobrepasa en su diario vivir.
En este artículo te describo diferentes tips para lograr ser más eficiente en tu trabajo y puedas cumplir con cada una de tus obligaciones a tiempo y de buena forma y logres mayor rendimiento en tu trabajo.
Si das diez, cuando podrías dar cien, no has ganado diez, has perdido noventa
TIPS para ser más eficiente en el trabajo
1. Planifica y jerarquiza tus actividades
Al comenzar tu jornada laboral, date 15 o 20 minutos para realizar una lista de todas las actividades que debes realizar durante el día, clasificando cada una de ellas con mayor o menor grado de importancia y asignándole un tiempo estimado de ejecución.
Prioriza ejecutar las tareas más relevantes y que te aporten mayor valor durante la mañana, ya que tendrás mayores energías, luego ejecuta las tareas que se presentan con mayor urgencia y finalmente deja las menos importantes para el término de la jornada.
No planificar es planear fallar
2. Define tiempos de entrega
Dentro de la planificación de tus tareas, debes incorporar el plazo límite que te das o te exige tu superior para cumplir con una labor en específico. En virtud del tiempo que se presente como límite, podrás definir de mejor forma los pasos y tiempos que requiere la tarea en cuestión para cumplir de buena forma y a tiempo con tus responsabilidades.
Definir deadlines para tus actividades te ayudará a evitar que dejes todo para última hora y termines ejecutando de forma insuficiente la tarea que te ha sido encomendada. Una vez que hayas finalizado con una tarea en específico, bórrala o táchala de tu lista. Esta simple acción te reportará mayor grado de satisfacción y bienestar por la tarea realizada.
3. Realiza una cosa a la vez
Cuando realices cualquier tarea debes enfocarte con la mayor atención y concentración en la labor que estás desarrollando. No trates de resolver diferentes problemas al mismo tiempo, respeta tu lista y aplícate con toda tu energía en la realización de esa tarea para que se realice de la mejor forma posible.
Si te cuesta mantenerte concentrado o te aburres con facilidad cuando solo estás al pendiente de una tarea por largo tiempo, puedes alternar la realización de dos o más tareas con intervalos de tiempo específicos que te hagan más amena tu rutina de trabajo.
4. Mide tu rendimiento y mejora tu plan
La mayoría de los trabajos son monotemáticos, es decir, se repiten en forma diaria o semanal las funciones que debemos realizar. Mide y valora la ejecución de las tareas y revisa de qué forma puedes ir mejorando y progresando con el tiempo, tanto en la planificación como en la ejecución de tus responsabilidades.
No pienses en lo que gana la empresa por tu mejor rendimiento, sino que piensa en los beneficios que esto te reporta a ti mismo durante tu jornada laboral y más importante, en los beneficios que te significa el poder pasar tiempo con tus seres queridos de forma mucho más tranquila y confortable. Sin mencionar el hecho de que ser un buen trabajador te puede traer beneficios laborales en el medio y largo plazo.
Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar
5. Crea una rutina de hábitos saludables
Nuestra rutina de vida tiene gran impacto en nuestro desempeño en el trabajo. El no dormir bien, no comer de forma saludable, llegar tarde al trabajo, son situaciones que afectan nuestra calidad como trabajadores, ya que no nos permite rendir de forma adecuada.
Crea un calendario que especifique las horas de sueño necesarias para estar al otro día con la mayor energía, respeta tus horas de levantarse y acostarse, ten una dieta equilibrada, evita los excesos y realiza actividad física.
Estos eventos te ayudarán a tener una mejor calidad de vida en general y te permitirán rendir de mejor forma durante tu jornada laboral. Por último, recuerda premiarte cuando las cosas avancen de la forma que has planificado.
6. Tómate tiempos de descanso
Incluso las máquinas necesitan descansar, por lo que tú y el resto de las personas no somos la excepción. Ser un trabajador eficiente, aunque suene contradictorio, también exige que existan breves pausas que rompan con una demandante y extensa rutina laboral.
Cada 2 horas de intenso trabajo, otórgate pausas de 15 o 20 minutos para que puedas realizar cualquier actividad que te permita relajarte y despejar la mente. Anda al baño, bebe agua, sal a tomar aire, escucha tu canción favorita, revisa tus redes sociales, cualquier actividad es válida si no implica sobrepasar el tiempo estimado de pausa.
7. Mantén tu lugar de trabajo ordenado y limpio
Una parte fundamental de cualquier trabajador eficiente se relaciona con el orden y limpieza en su lugar de trabajo. Ordena todos los instrumentos que requieras para realizar tus labores para que no pierdas tiempo buscando algún objeto en particular que se te haya perdido (lápiz, papel, calculadora, etc.)
Procura antes de retirarte del trabajo al finalizar tu jornada laboral dejar todo en orden y limpio parta que te sea más grato comenzar la jornada al día siguiente. También puedes decorar o arreglar tu entorno de trabajo con alguna planta o foto familiar, como te sea más cómodo.
8. Olvídate de tu teléfono móvil y correo
Uno de los errores más comunes que cometemos durante el desarrollo de nuestra jornada laboral, es atender a requerimientos como contestar o realizar llamadas o enviar o responder correos electrónicos durante la mañana. Estas simples acciones pueden hacerte perder gran parte del día y te distraen de las labores más trascendentes.
Deja estas tareas menos relevantes y de menor dificultad para el final de la jornada. Define horarios específicos para realizar estas labores de forma de controlar de mejor forma estas actividades y no te distraigas de tus obligaciones de mayor valor.
Otros consejos para ser más eficiente en el trabajo
Si ocupas un lugar de alto rango en tu empresa, tal vez sea conveniente delegar responsabilidades de poca importancia que se deben desarrollar de forma rutinaria, para que te concentres en objetivos que tengan mayor impacto en tu organización, siempre atendiendo a no sobrecargar las tareas de otro trabajador y compensándolo por realizar una nueva labor.
Evita las distracciones como mantener charlas extendidas con compañeros de trabajo mientras realizas tus funciones, ya que pierdes concentración. Aprovecha las horas de colación o los momentos de pausa para hablar sobre la última serie de Netflix, el resultado de tu equipo favorito o cualquier evento contingente que sea de tu interés.
Promueve ideas para optimizar las reuniones de trabajo, procurando definir de forma clara el tema a tratar y los tiempos límites que se establecen para las mismas. Muchas veces las reuniones de trabajo son más una pérdida de tiempo que un espacio para analizar objetivos y valorar el estado de la compañía.
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